Możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli w dokumencie
Choć z przywołanej wyżej (część I wpisu) definicji dokumentu ani z literalnego brzmienia żadnego innego przepisu to nie wynika przyjąć trzeba, że dokumentem jest nośnik informacji zawierający treść oświadczenia woli lub innego oświadczenia, np. oświadczenia wiedzy, do którego przepisy o oświadczeniach woli stosuje się odpowiednio na podstawie odesłania z art. 65(1) KC.
Ponadto, nie można zgodzić się ze stanowiskiem, zgodnie z którym dokument powinien odzwierciedlać fakt złożenia oświadczenia woli, a to dlatego, że wymóg zachowania formy dokumentowej jest spełniony, jeżeli dokument zawiera treść oświadczeń woli osób dokonujących czynności prawnej, a nie jedynie informacje o fakcie złożenia oświadczenia.
Pojęcie dokumentu w znaczeniu nadanym mu w art. 77(3) KC obejmuje swoim zakresem wszystkie formy szczególne oświadczeń woli, a więc zarówno każde oświadczenie woli wyrażone w zwykłej formie pisemnej (art. 78 KC), w formie elektronicznej, dokumentowej, jak i w którejś z kwalifikowanych form szczególnych, jak forma z datą pewną czy akt notarialny. Jak pisałem wyżej, o kwalifikacji określonego nośnika informacji jako dokumentu przesądza bowiem samo utrwalenie na nim jakichkolwiek treści intelektualnych, w tym także oświadczeń wiedzy. W tym sensie pomiędzy poszczególnymi formami nie istnieje zasada rozłączności. Oświadczenie w formie aktu notarialnego spełnia wymogi formy pisemnej zwykłej. Gdyby rozłączność taka występowała, czynność, dla której ustawodawca zastrzegł wymóg formy dokumentowej (np. pożyczka na kwotę ponad tysiąca złotych), nie mogłaby być dokonana w formie pisemnej zwykłej lub w formie aktu notarialnego.
„Nadrzędność” pojęcia: dokument a umowa
Przytoczona definicja dokumentów każe uznać, że zakresem pojęcia dokumentu objęta jest cała umowa w potocznym, technicznym znaczeniu, tj. umowa rozumiana jako nośnik ucieleśniający nie tylko oświadczenia woli stron, ale także oświadczenia wiedzy.
Współcześnie, rola dokumentu umownego w obrocie handlowym nie ogranicza się tylko do funkcji regulacyjnej – do wyrażenia oświadczeń woli skutkujących powstaniem, zmianą czy zakończeniem stosunku prawnego. Pojmowany jako całość dokument umowy często jest środkiem wymiany różnych informacji (np. w postaci rozmaitych zapewnień, opisu okoliczności zawarcia umowy, itp.) między uczestnikami transakcji. Jako taki, dokument umowny może służyć w postępowaniu cywilnym ustaleniu określonych faktów, istotnych (zob. art. 227 KPC) z punktu widzenia przepisów stanowiących podstawę orzekania, np. faktu działania przez jedną ze stron pod wpływem wady oświadczenia woli.
Dokumentowa forma czynności prawnych
Wiemy już czym jest dokument. A kiedy możemy powiedzieć, że dokonana przez nas czynność prawna (np. zawarcie umowy lub odstąpienia od niej) została dokonana w formie dokumentowej ? Spieszę z odpowiedzią: zgodnie z art. 77(2) KC do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
„Złożenie” oświadczenia woli
Do stwierdzenia, że czynność prawna została dokonana w formie dokumentowej nie wystarczy jednak samo istnienie dokumentu. Trzeba odwołać się do pozostałej części wyrażonej w art. 77(2) KC definicji. Konieczne jest, aby oświadczenie woli zostało „złożone”, co oznacza wyrażenie woli dokonania czynności prawnej w wymaganej prawnie formie przez dany podmiot. To osoba składająca oświadczenie woli musi sama zachować wymaganą dla oświadczenia formę albo chociaż wyrazić zgodę na to, aby inne osoby podjęły działania mające na celu zachowanie tej formy. Sam fakt utrwalenia treści oświadczenia na nośniku informacji (dokumencie) bez zgody składającego oświadczenie podmiotu przez inną osobę nie może zostać zakwalifikowany jako złożenie oświadczenia w formie dokumentowej. Przemawia za tym już choćby samo użycie w przedmiotowym przepisie terminu „złożenie”, a także funkcja przepisu, co każe przyjąć, że konieczne jest albo osobiste działanie składającego oświadczenie woli, albo działanie innego podmiotu, ale tylko za wiedzą i zgodą składającego.
Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie
Kolejnym warunkiem uznania formy dokumentowej za zachowaną jest to, aby oświadczenie było złożone w taki sposób, że można ustalić kto je złożył. Nie oznacza to jednak, że możliwość taka musi wynikać już z samej treści danego oświadczenia. Dopuszczalne jest bowiem ustalenie osoby składającej na podstawie samego sposobu złożenia oświadczenia (np. osobę tę można ustalić za pomocą adresu IP komputera, z którego wysłano informacje, albo numeru telefonu, z którego wysłano wiadomość SMS). Tym samym, nawet jeżeli nie ujawniono danych osoby składającej oświadczenie na samym nośniku informacji (dokumencie), forma dokumentowa będzie zachowana gdy możemy ustalić osobę składającego na podstawie sposobu wyrażenia oświadczenia woli.
Forma dokumentowa będzie dochowana również w razie wypełnienia na stronie internetowej formularza obejmującego wpis danych pozwalających ustalić tożsamość składającego oświadczenie (wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 28.11.2018 r., XXVII Ca 1735/18).
Wymóg złożenia oświadczenia woli w formie dokumentowej spełnia również zwykła, zadrukowana kartka papieru. Również w tym przypadku minimalnym wymogiem uznania, że forma dokumentowa została dochowana jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie, przy czym, co ciekawe, stworzenie takiej możliwości może wystąpić już przez zwykłe wskazanie imienia i nazwiska tej osoby pismem maszynowym, czy też przy użyciu właściwej pieczątki imiennej (wyrok SA w Warszawie z 30.4.2021 r., VI ACa 320/20).
„Ustalenie autora” musi pozwolić na przypisanie danej osobie autorstwa, przy uwzględnieniu okoliczności, w jakich oświadczenie zostało złożone oraz jego treści, z odpowiednio dużym prawdopodobieństwem. W doktrynie podnosi się, że nie zawsze owo ustalenie musi oznaczać zupełną pewność i usunięcie wszystkich wątpliwości.
Rygor formy dokumentowej
Według założeń ustawodawcy forma dokumentowa stanowi formę o niższym poziomie sformalizowania niż forma pisemna (nie wymaga podpisu) i na pewno jest ona wygodnym rozwiązaniem we współczesnych, cyfrowych czasach.
Forma dokumentowa aktualnie zastrzeżona jest dla umowy pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych (art. 720 § 2 KC), potwierdzenia warunków umowy zawartej w formie ustnej (art. 77(1) § 2 KC), oraz odstąpienia, wypowiedzenia lub rozwiązania umowy zawartej w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (art. 77 § 2 KC).
Skutki prawne niezachowania formy dokumentowej
Skutki prawne niezachowania formy dokumentowej czynności prawnych są uregulowane w art. 74 KC. Jeśli przepis szczególny nie stanowi, że skutkiem niezachowania formy dokumentowej jest nieważność czynności prawnej, forma dokumentowa zastrzeżona jest jedynie dla celów dowodowych (ad probationem). Oczywiście strony mogą inaczej ułożyć stosunki prawne między sobą i wprowadzić dla niezachowania formy czynności prawnej inne skutki.