Wstęp
Czynności prawne jak np. zawarcie umowy mogą być dokonywane w różnych formach, również w sposób dorozumiany, czyli „yyy, no, wiadomo przecież, że się umawialiśmy…” 🙂 Najbardziej popularną formą dokonywania czynności prawnych jest jednak forma pisemna, która polega na złożeniu własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Rozumiem, że do tej pory wydaje ci się to proste, wręcz banalne… W takim razie pozwól, że zapytam cię w którym miejscu dokumentu musi znaleźć się podpis, aby taki dokument był „ważny”. Na końcu umowy? Czy aby na pewno? A jeżeli tak to gdzie jest koniec umowy – przed wymienieniem ewentualnych załączników czy po nich? Poza tym, jeżeli dokument obejmuje co najmniej kilka stron to czy każda z nich musi być podpisana lub co najmniej parafowana? Pytań jest wiele, a temat wydaje się bardzo ciekawy, dlatego obiecuję, że niedługo również się nim zajmę. Jak wynika z tematu tego wpisu dzisiaj poruszam jednak nieco inną kwestię… W tym miejscu zdradzę jeszcze tylko, że gdy zawierasz z kimś umowę to nie musisz podpisywać tego samego jej egzemplarza co twój kontrahent – wystarczy, że wymienicie się egzemplarzami, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub wymienicie się dokumentami, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Jest też jeden wyjątek, który nie wymaga podpisu osoby, która zawiera umowę, a jednak umowa ta będzie zawarta w formie pisemnej…
Definicja dokumentu
Legalną (prawną) definicję dokumentu zawiera art. 77(3) Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Cechy dokumentu
Konstytutywną (czyli konieczną) cechą dokumentu jest utrwalenie zawartej w nim treści intelektualnej (oświadczenie woli lub inne oświadczenie) tak, aby możliwe było zapoznanie się z nią. Będąca skutkiem utrwalenia treści dokumentu sposobność zapoznania się z nią może polegać na odsłuchaniu jej treści, odczytaniu jej lub odtworzeniu jej w inny odpowiedni sposób. Definicja dokumentu, zgodnie z zamierzeniem ustawodawcy, jest bowiem neutralna technologicznie. Treść dokumentu może zatem przyjmować dowolną postać (np. znaków graficznych, dźwięku, obrazu).
Nośnik informacji
Podobnie jak treść informacji może być różna, może też być ona utrwalona na różnych nośnikach (np. na kartce papieru). W przypadku utrwalania informacji w postaci cyfrowej (za pomocą komputera) pojęcie nośnika informacji rozumiane może być dwojako: może być nim przedmiot, na którym utrwalono dane (dysk komputerowy), lub plik, w którym je zapisano. Moim zdaniem, w takiej sytuacji nośnikiem informacji będzie plik, np. w formacie .doc, .pdf, .wav, mp3, itd.
Na poparcie powyższego poglądu przytoczę wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 25.10.2018 r. (V ACa 1480/17), w uzasadnieniu którego sąd ten przyjął, że przeprowadzenie dowodu z filmu, którego treść stanowiła fakt mający być przedmiotem dowodu nie wymaga złożenia do akt sprawy płyty CD ani pendrive’a zawierającego nagranie, ponieważ za nośnik danych uznać należy zapis na serwerze pozwanej, do którego link został wskazany przez stronę wnoszącą o przeprowadzenie dowodu.
Dla kwalifikacji konkretnego nośnika informacji jako dokumentu nie jest konieczne, by był on podpisany (tradycyjnie albo przy użyciu podpisu elektronicznego) lub by zachodziła jakakolwiek możliwość powiązania nośnika z osobą czy osobami, od których pochodzi utrwalona na nim informacja. Kwestia ta będzie oczywiście mieć jednak znaczenie dla stwierdzenia przez sąd mocy dowodowej przedstawionego dokumentu.
Poza tym możliwość ustalenia osoby, od której pochodzi oświadczenie ujęte w dokumencie jest, oczywiście, konstytutywną cechą dokumentu, który ma na celu dochowanie wymogu formy dokumentowej w rozumieniu art. 77(2) KC.
Brak wymogu trwałości nośnika informacji
Art. 77(3) KC nie stanowi, że nośnik informacji, będący dokumentem powinien mieć charakter trwały. W literaturze prawniczej zwraca się uwagę, że w świetle kodeksowej definicji dokumentu będzie nim także nośnik, który ulegnie zniszczeniu lub stanie się nieczytelny natychmiast po odczytaniu. Oświadczenie woli zachowa swoją skuteczność jako złożone w formie dokumentowej nawet wtedy, gdy użyty do jego utrwalenia nośnik pozbawiony jest cechy trwałości. Brak trwałości danego dokumentu może jednak utrudnić albo nawet uniemożliwić wykorzystanie go jako środka dowodowego w postępowaniu sądowym.
„Systemowość” definicji dokumentu
Termin „dokument” występuje w różnych przepisach prawa cywilnego (np. art. 78 § 1, art. 102, 546 § 2 KC). Z kontekstu użycia tego terminu w różnych przepisach wynika, że jednak w wielu z nich ustawodawca nie odwołuje się do każdego dokumentu w znaczeniu art. 77(3) KC. Przykładem jest art. 78 KC odnoszący się do nośnika informacji mającego postać językowych znaków graficznych (dokument w formie pisemnej). Przyczynia się to do zasadności stwierdzenia, że przytoczona wyżej definicja dokumentu ma charakter normatywny i systemowy; jej zastosowanie wykracza więc poza przepisy samego Kodeksu cywilnego i ma znaczenie przy stosowaniu innych aktów prawnych, w tym przede wszystkim Kodeksu postępowania cywilnego, który również posługuje się pojęciem dokumentu. Tytułem przykładu: zawarte w KPC przepisy o dowodzie z dokumentu należy czytać przez pryzmat definicji tego terminu zawartej właśnie w art. 77(3) KC, podobnie art. 247 KPC ograniczający możliwość przeprowadzenia dowodu ze świadków lub z przesłuchania stron przeciwko osnowie lub ponad osnowę dokumentu obejmującego czynność prawną będzie odnosił się do tego co jest dokumentem według art. 77(3) KC (np. e-mail, SMS czy nagranie obejmujące treść czynności prawnej) lub nim nie jest.
